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Das Lastenheft

Dokumentation von Anforderungen im Projekt

Ein Lastenheft ist eine strukturierte Zusammenstellung von Anforderungen, um Bedürfnisse, Wünsche und Erwartungen der Projektbeteiligten festzuhalten. Ein solches Anforderungsdokument vereinfacht die Kommunikation im Projekt, in dem es das Vorhaben möglichst verständlich für die Stakeholder übersetzt. 

Was bringt ein Lastenheft?

Das Lastenheft zeigt die Bedürfnisse der Projektbeteiligten auf, wenn beispielsweise ein neues IT-System eingeführt werden soll. Anforderungen an ein digitales Projekt zu Beginn detailliert zu ermitteln schafft ein klares Bild über die unterschiedlichen Vorstellungen.

Das Ziel des Lastenhefts ist es, die Erwartungen an ein neues Vorhaben zu klären, die Ausgangslage zu erfassen und Transparenz im Projekt zu schaffen.

Oft sind die Ansprüche in einem IT-Projekt von Stakeholder zu Stakeholder unterschiedlich. Ein Lastenheft klärt vorgängig, welche Anforderungen bestehen und bereitet den Weg für die Priorisierung. Dies vereinfacht die Kommunikation, da transparent ersichtlich ist, wer welche Erwartungen an das Vorhaben hat.

Durch das sich die Projektbeteiligten intensiv mit den Bedürfnissen auseinandersetzen, erhalten die Involvierten ein gemeinsames Verständnis des Vorhabens. 

Bestandteile eines Lastenhefts

Ausgangslage
In der Ausgangslage wird das Vorhaben beschrieben. Hintergründe, die zum Projekt führten und eine erste Beschreibung der Ursache. Es hilft die Ausgangslage mit Daten zu unterlegen, um die Notwendigkeit des Projekts aufzuzeigen. Die Fakten helfen dabei die Problemstellung besser erfassen zu können, was die Verständlichkeit fördert und für alle Beteiligten nachvollziehbar macht. 

Ist-Situation
Eine tiefere Ursachenanalyse wird während der Prüfung der Ist-Situation durchgeführt. Die bestehende Infrastruktur, beteiligten Stakeholder und deren Aufgaben werden ermittelt und Abhängigkeiten sowie Schnittstellen  durchleuchtet. 

Soll-Zustand
In diesem Abschnitt wird die Zielsituation erläutert. Um den Erfolg des Vorhabens überprüfen zu können, gilt es messbare Zieleinheiten zu definieren. Bei der Auswahl der Zielträger bewährt es sich, die 3 Tenöre zu berücksichtigen. 
  • Voice of the Business (Geschäftsführung)
  • Voice of the Customer (Kunden)
  • Voice of the Employee (Mitarbeitende)
Ziele zu operationalisieren bedeutet, diese messbar und überprüfbar zu machen. Die bekannten SMART-Kriterien helfen dabei, Ziele so zu formulieren, dass im Nachhinein kontrolliert werden kann, ob sie erreicht wurden. 
Verbindungen & Abhängigkeiten
Um zu verstehen, wer in das Projekt involviert ist, welche Interessen zu berücksichtigen sind und welche Verbindungen es zu beachten gilt, kann eine Stakeholdermatrix aufgestellt werden. Dies soll Hinweise dazu geben, welche Bedürfnisse beachtet werden müssen. 
Anforderungen
Die Kernarbeit des Lastenhefts ist die Dokumentation der Anforderungen. Eine nachvollziehbare Struktur bei der detaillierten Aufführung der Anforderungen zeigt die Bedürfnisse und Erwartungen der Beteiligten auf.

Um die Verständlichkeit zu fördern, bieten sich User Stories an. Diese Schablone hilft Anforderungen aus der Perspektive der jeweiligen Stakeholder zu formulieren. 

Anhang & Glossar
Im Anhang werden wichtige Begriffe, Abkürzungen oder Abbildungen ergänzt, um den Hauptteil des Dokuments nicht unnötig zu verlängern. 

Das Lastenheft in der Praxis

Wo und wann wird es eingesetzt

Bei der Ausarbeitung des Lastenhefts werden wichtige Analysen getätigt, die das Fundament des IT-Projekts bilden. Es macht Sinn, das Gesamtbild zu Beginn eines grösseren Digitalisierungsvorhabens zu erfassen. Dazu eignet sich das strukturierte Aufarbeiten des Projekts mittels Lastenheft. Es sorgt für ein gemeinsames Verständnis und holt die unterschiedlichen Interessen, Erwartungen sowie die Perspektiven der Beteiligten Projektmitglieder ab. 

Die Ausarbeitung eines Lastenhefts bringt einen grossen Mehrwert. Systematische Abklärungen rund um die Erwartungen, Stakeholder-Interessen und die Ausgangslage zu Beginn helfen dabei, eine Lösung ganz nah an den Bedürfnissen der Beteiligten zu entwickeln. 

Success Story

Einblick in ein Kundenprojekt

Die internen Business Analysten unseres Kunden waren gerade ausgelastet wegen eines Grossprojekts.
  • In den Filialen des Kunden erwarteten die Mitarbeitenden eine Anpassung am ERP.
  • Die Aufnahme der Anforderungen blieb liegen und die Anpassungen im ERP wurden entsprechend nicht umgesetzt.
  • Wir erhielten die Anfrage ein Lastenheft zu erstellen und das Requirements Engineering zu übernehmen. Für die Ausarbeitung des Dokuments führten wir Interviews und Beobachtungen durch, visualisierten die Use Cases und dokumentierten die Anforderungen.
  • Die Dokumentation dient dem Kunden jetzt als Vorlage für weitere Projekte und ermöglichte die termingerechte Umsetzung der Anforderungen im ERP.